КАК СТАВИТЬ ЗАДАЧИ, ЧТОБЫ ПОЛУЧИТЬ РЕЗУЛЬТАТ: ИНСТРУКЦИЯ ПО ПРИМЕНЕНИЮ
Часто ли с вами случалось, что задача, которую вы ставили, выполнялась формально или не выполнялась вовсе?
Например, вы обсудили с подчиненным, какой нужен отчет и к какому сроку, а в назначенный день получали не то. Время потеряно, отчет нужен к совещанию с заказчиком — и вы бросаетесь переделывать работу. Или в телефонном разговоре попросили сотрудника поправить опечатку на сайте, а через месяц обнаружили, что «воз и ныне там».
⠀
Что в таких случаях думает руководитель? Сотрудник работает спустя рукава и безответственно относится к поручениям. Бывают и такие случаи, но не всегда. Человек мог неправильно понять задачу, принять ее за рекомендацию или отложить выполнение, потому что перегружен срочными делами.
⠀
Факторы, которые стоит учесть при постановке задач
⠀
- Выбор сотрудника для выполнения задачи
⠀
Учитывайте опыт и склонности. Выполнял ли сотрудник подобную работу раньше? Не слишком ли задача рутинная для опытного сотрудника или сложная для новичка?
⠀
Вы можете попросить гуманитария разработать таблицу со сквозной аналитикой и сложными формулами, но это будет пустая трата времени. Он мог бы в два счета организовать проведение вебинара и подготовить речь, но вместо этого месяц мучал excel.
⠀
Задача, которую поставили устно, не существует. Примите это за аксиому. Если вы хотите, чтобы ваше поручение было выполнено, запишите его: в сообщении сотруднику, в Word документе, а еще лучше, в трекере задач — программа напомнит проконтролировать выполнение задачи.
⠀
Если поручение сложное, предварительно обсудите его с иполнителем и зафиксируйте ключевые моменты: разбейте выполнение задачи на этапы и пропишите чек-лист, которым будет руководствоваться сотрудник.
⠀
Чтобы четко и ясно сформулировать задачу, держите в голове три вопроса:
⠀
! Что нужно сделать?
Опишите задачу максимально конкретно и подробно.
Есть разница между: «Таня, попробуй придумать форму отчета об эффективности сотрудников» и «Таня, подготовь форму отчета об эффективности сотрудников. В нем должны отражаться общее число задач по каждому исполнителю, число просроченных задач, число задач, не принятых в работу в течение двух рабочих дней, число возвращений на доработку»? Первое поручение звучит абстрактно и необязательно, второе имеет все шансы быть выполненным.
⠀
! Как нужно сделать?
Пришлите пример аналогичной работы, расскажите, что можно улучшить, и к кому обратиться с вопросами. Например, «Таня, прикрепляю пример прошлогоднего отчета. В новом пропиши другую формулу для расчета KPI (спроси у Виктора Новикова) и актуализируй список сотрудников (обратись к Виктории Ивановой)».
⠀
! Какой должен быть результат?
Конкретизируйте, что вы хотите получить в итоге и почему именно такой результат важен для вас. Например, если просите подготовить презентацию для выступления, расскажите, где будете выступать, кто будет вас слушать и что даст компании успешное выступление — так сотрудник станет вовлечен в общую задачу и будет замотивирован выполнить свою часть наилучшим образом.
⠀
⠀
Задача без дедлайна может «провисеть» невыполненной и год. Всегда ставьте конкретную дату, к которой работа должна быть сделана, а когда дедлайн подойдет, не забудьте проверить результат.
⠀
- Контроль исполнения и обратная связь
⠀
Вы не представляете, как демотивирует работа, которую не проверяют. Например, сотрудник трудится над составлением регламента, отправляет готовый документ, а в ответ тишина... Человек ждет день-два, потом начинает мучиться мыслями: «А вдруг руководитель недоволен моей работой?», «А что если он не ценит меня как специалиаста?»
⠀
Есть начальники, которые молча принимают хорошо сделанную работу и дают обратную связь только, когда им что-то не нравится. Сотрудник может написать 5 регламентов, и они останутся без ответа, а в ответ на шестой руководитель разразится критикой — и у исполнителя сложится впечатление, что им недовольны.
Если вы поставили задачу, постарайтесь проверить ее в течение пары дней после исполнения и обязательно дайте обратную связь: скажите сотруднику, что вам понравилось, а что требует доработки.
⠀
На первый взгляд, кажется, что правильная постановка задач отнимает слишком много времени. Но посчитайте, сколько времени сэкономите, если сотрудники не будут отвлекать вас от дел уточняющими вопросами, а результат полностью вас устроит и не придется строчить замечания или переделывать работу за другими.